Khả năng giao tiếp khéo léo đối với vài người đã là thế mạnh, nhưng không phải ai cũng được như thế. Để trở thành một người khéo léo trong giao tiếp đa số đều cần phải rèn luyện và thực hành lâu dài. Nhưng kết quả đem lại luôn rất xứng đáng, vì nếu sở hữu kỹ năng này thì sẽ giúp ích rất nhiều trong cuộc sống. Cùng Type rèn luyện ngay từ bây giờ nhé.
Mục lục:
Hướng vào vấn đề, không hướng vào con người:
Quy tắc này thường được áp dụng đối với những sự giao tiếp trong công việc. Khi thảo luận về một vấn đề gì đó, các bên liên quan nên tập trung vào chính vấn đề đó, tránh để những đánh giá chủ quan về con người xen ngang.
Chúng ta thường đánh giá người khác theo quan điểm cá nhân và cảm xúc ngay lúc đó, vì vậy góc nhìn của chúng ta về người đó có thể rất phiến diện và không chính xác. Vì vậy trong giao tiếp, đặc biệt là sự giao tiếp chuyên nghiệp vì một đích chung trong công việc, sự khách quan cần được đề cao hơn hết.
Chỉ khi hướng vào vấn đề thì bạn và mọi người mới tập trung giải quyết được nó theo cách hiệu quả nhất. Đó cũng là nguyên tắc đầu tiên nếu bạn muốn trở thành một người khéo léo trong giao tiếp và được mọi người tôn trọng.
“Nói là bạc, im lặng là vàng, lắng nghe là kim cương”:
Lợi ích của việc lắng nghe trong giao tiếp là rất to lớn. Thói quen này giúp bạn nắm bắt đầy đủ nội dung vấn đề, thu thập được nhiều thông tin hơn, đánh giá nội dung thông tin chính xác hơn.
Ngoài ra, lắng nghe còn tạo ra sự liên kết giữa các đối tượng giao tiếp, giúp bạn hiểu thêm về những khía cạnh mới mẻ của đối phương.
Lắng nghe là cách giải quyết xung đột, mâu thuẫn cực kì hiệu quả. Bằng sự chú tâm và chân thành khi lắng nghe, bạn sẽ khiến đối phương cảm thấy được tôn trọng và khiến họ cởi mở với mình hơn.
Những người biết lắng nghe là những người biết tiếp nhận và sàng lọc thông tin, vì thế họ sáng suốt thấu hiểu mọi việc xung quanh.
Khi thực hành lắng nghe, bạn sẽ có được lòng tin của mọi người. Bên cạnh đó năng lực nắm bắt và cập nhật cũng sẽ được tăng cường, giúp bạn giải quyết tốt nhiều vấn đề trong cuộc sống.
Khi nói chuyện với người khác, hãy gạt bỏ những tác động có thể khiến bạn phân tâm, bằng cách đóng cửa lại, để điện thoại di động ở chế độ rung hay giữ khoảng cách đảm bảo bạn nghe rõ được người khác nói…
Tiếp đến, hãy tiếp nhận những thông tin không được thể hiện bằng lời nói, ví dụ như ánh mắt, tông giọng, ngôn ngữ cử chỉ của đối phương… Những sự chú ý này tuy nhỏ nhặt nhưng chúng sẽ thể hiện sự tinh tế trong giao tiếp của bạn.
Bạn cũng nên giữ được sự khách quan khi lắng nghe người khác. Như vậy cảm xúc của bạn sẽ không bị ảnh hưởng bởi những suy diễn đang hiện lên trong đầu bạn.
Hãy kiên nhẫn, lịch sự chờ đến khi người đối diện nói hết ý của họ hẳn tiếp lời. Để đối phương biết rằng bạn đang tập trung theo dõi cuộc trò chuyện, bạn hãy đáp lại bằng những cái gật đầu, mỉm cười nhẹ… một cách phù hợp.
Nếu đối phương đang kể nói về một vấn đề khó khăn mà họ đang gặp phải, bạn có thể thể hiện sự đồng cảm bằng cách nhăn trán, tặc lưỡi… Những hành động này tuy nhỏ nhưng sẽ làm cuộc trò chuyện diễn ra tự nhiên và thoải mái hơn.
Phản hồi là điều vô cùng quan trọng trong giao tiếp:
Trước khi đưa ra phản hồi khi giao tiếp với người khác, bạn cần có sự hiểu biết nhất định về họ. Những yếu tố bạn nên tìm hiểu trước khi giao tiếp đó là trình độ, tính cách, quan điểm, bối cảnh cuộc sống…
Một khi đã có sự tìm hiểu, bạn sẽ biết cách phản hồi sao cho phù hợp. Ví dụ nếu người đang nói chuyện với bạn có lòng tự trọng cao, khi phê bình họ bạn phải hết sức khéo léo, tế nhị, với người bảo thủ thì bạn không nên tranh cãi mà dùng lý lẽ để thuyết phục…
Nếu người đó đơn giản chỉ muốn chia sẻ nỗi buồn cho nhẹ lòng, bạn hãy thể hiện sự đồng cảm bằng cách lắng nghe họ, và đừng bao giờ cho lời khuyên nếu họ không hỏi.
Trước khi đưa ra sự phản hồi, chúng ta cần xác định rõ mục đích của việc này. Bên cạnh đó, khi đã quyết định phản hồi, bạn cần phải suy nghĩ kĩ về nội dung, cách thức, thời gian phản hồi và cảm nhận của đối phương… để thông tin bạn phản hồi đạt được mục tiêu của cuộc trò chuyện.
Thông tin phản hồi sẽ không phát huy được hiệu quả nếu người khác không tin tưởng bạn.
Để xây dựng được lòng tin, hãy cân nhắc những yếu tố sau đây:
- Đơn giản hóa những gì bạn muốn nói.
- Khởi đầu bằng sự tích cực.
- Tính cụ thể của phản hồi.
- Phản hồi có tính khả thi.
- Nếu phản hồi tiêu cực, hãy kèm theo những gợi ý giải quyết cho đối phương.
- Thông tin phản hồi được gửi cho đúng người vào đúng đúng thời điểm.
Liên kết cuộc giao tiếp bằng những điểm chung:
Một cuộc giao tiếp hiệu quả cũng giống như những đường thẳng cắt nhau tại những giao điểm phù hợp. Đừng bao giờ biến cuộc giao tiếp thành hai đường thẳng song song không tìm được điểm chung.
Hãy bắt đầu cuộc giao tiếp bằng một điểm chung nào đó giữa bạn và người đối diện, chẳng hạn như nghề nghiệp, quan điểm sống, sở thích, thói quen…
Việc bắt đầu từ điểm chung của cả hai sẽ giúp cuộc trò chuyện trở nên hiệu quả, mang lại hiệu quả và phục vụ mục đích cụ thể của bạn.
Bạn luôn có ít nhất một điểm chung với hầu hết mọi người, thậm chí chúng chỉ là những điểm nhỏ nhất. Tìm ra được một lĩnh vực mà bạn có thể kết nối với mọi người là điều vô cùng quan trọng.
Chính sự kết nối này có thể làm cuộc nói chuyện trở nên thoải mái và thân thiết hơn khi bạn đang giao tiếp với một ai đó.
Khen ngợi một cách phù hợp là bí quyết của sự giao tiếp hiệu quả:
Ai cũng muốn được khen, hay cụ thể hơn là được người khác nhìn nhận những mặt tích cực của mình. Nếu biết cách đưa ra lời khen chân thành đến người đang nói chuyện với mình thì bạn sẽ ngay lập tức tạo được ấn tượng tốt đẹp với họ.
Lời khen cũng giúp chúng ta tăng sự tự tin về bản thân, từ đó có thêm động lực để cố gắng hơn trong cuộc sống. Trái lại, sự chê bai không tế nhị và không nhằm mục đích xây dựng sẽ làm cho người khác cảm thấy bị tổn thương, tự ti chính bản thân mình.
Tất nhiên bạn không chỉ suốt ngày khen một người, đó là sự xu nịnh, hay thậm chí là giả tạo. Chỉ là bạn cần phải biết cách phê bình sao cho người khác dễ tiếp nhận một cách vui vẻ và ý thức được rằng họ cần phải thay đổi.
Khi đó sự phê bình, khiển trách mới mang ý nghĩa tích cực. Trên thực tế bạn không cần lúc nào cũng phải phê bình bằng lời nói. Có khi chỉ một ánh mắt, một nét mặt cũng có sức mạnh làm thay đổi người khác.
Mọi lời khen đều phải xuất phát từ sự chân thành, hoàn toàn không vụ lợi. Người được khen đủ sáng suốt để biết đâu là lời thật lòng, đâu là lời giả dối.
Vào những năm 1920, Tổng thống Hoa Kỳ Calvin Coolidge phát hiện ra rằng cô thư ký của ông tuy rất xinh đẹp nhưng năng lực làm việc chưa thực sự tốt, thường phạm phải sai lầm.
Một buổi sáng nọ, khi thư ký bước vào văn phòng, ngài Tổng thống nói với cô: “Trang phục của cô hôm nay thật đẹp, rất phù hợp với một người trẻ trung và xinh đẹp như cô.” Nữ thư ký nghe vậy rất vui.
Calvin Coolidge tiếp lời “Và tôi tin rằng công việc mà cô xử lý cũng có thể gọn gàng và hoàn hảo như cô vậy.” Kể từ ngày hôm đó, hiệu quả làm việc của nữ thư ký đã cao hơn đáng kể.
Phương pháp này được gọi là “Quy tắc sandwich”: Nếu ta kẹp nội dung phê bình vào giữa sự khẳng định và kỳ vọng, người bị phê bình sẽ tiếp nhận vấn đề với tâm thế vui vẻ và nhanh chóng sửa đổi một cách tự giác.
Sưu tầm.
Cùng tìm hiểu Bí mật giao tiếp của những nhà lãnh đạo tài ba
Thảo luận về AI tại đây
